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自分でデータ化にトライ!A4サイズドキュメント編


目次[非表示]

  1. 1.さて、何から始めよう?
  2. 2.A4サイズのドキュメントスキャンから!
  3. 3.続いてはA3のドキュメントスキャン
  4. 4.ドキュメントスキャンの注意点



「ペーパーレス化」といわれるようになって久しいですが、皆様の周りではどのくらい進んでいますでしょうか?

以前に比べれば確かにデータでのやり取りが増え、いろいろな形での「出力」は減っていると思います。今後も出力する機会が増えないのであれば、逆にこれまで紙ベースで置いておいた書類や資料、写真などをデータ化してはいかがでしょうか?もちろん手間はかかりますが、保管スペースやそこにかかるコストの削減をはじめとして、何かとメリットが生まれます。

今回は社内でできるデータ化を、実際に少しやってみました。注意点も見えてきましたので、検討の際の参考になりましたら幸いです。


さて、何から始めよう?


保管にあたってある程度のルールを決めてはいても、実際には案外整理できていないものです。
そこで、まずは仕分けをするところから始めてみましょう。

①   要るか要らないか

資料の中にはいずれ捨てても良いもの(伝票などなど)や今となっては価値の無い(低い)ものなど、スキャンしてまで残さなくてもよいものも含まれているかと思います。その中から残しておく必要があるものを選びましょう。また同様に、データで残しておけばよいものと、紙ベースで残さねばならないものも分けましょう。

②   種類や状態(形状)がどうか

保管している書類であれば、バインダー綴じやヒモ綴じ、クリップ止めやクリアファイルなどに入ったものが多いのではないでしょうか。もし段ボール箱にどさっと入っているだけであれば、紙厚やサイズが混在していることも考えられますので、注意が必要です。

③   写真の場合

アルバムに貼られたもの、ポケットアルバムに入ったもの、バラ写真、フイルム(ネガ)などが想定されます。
また会社によってはカタログや製本された書類などがあるかもしれませんが、こちらは難易度が上がりますので今回は対象外ということで・・・。


A4サイズのドキュメントスキャンから!


まずは取り組みやすい一般的なA4サイズの書類関係から、ということで、さっそく引っ張り出してきました。


(まさに絵にかいたようなバインダーです。書類がわっさりと綴じられています)

赤い方は書類にパンチで穴をあけるタイプで、見事にA4サイズのみ、およそ400枚ほど綴じられているようです。


スキャンは事務所のコピー機についているスキャナー機能とADF(自動原稿送り装置)で行います。幸いにもコピー用紙なら100枚ほど一度にセットできるようです。


(少々汚れが気になりますが、ご容赦ください・・・)

今回はテストも兼ねておりますので、バインダーからきっちり100枚を抜き出してモノクロのPDFにしてみたのですが、スキャンからデータ転送までで約2分でした。赤いファイルに入っていた書類を単純にスキャンするだけなら、10分もあればできそうです。


続いてはA3のドキュメントスキャン


青い方のバインダーはクリアファイル(ポケットバインダー?)でした。こちらにはA4とA3が混在する形で入っているようですが、コピー機のADFならサイズ混在でも処理できるので、難なくスキャンできそうです。

(少々見にくいですが、なかなかの量です)


中身はA3が1~2枚とA4が6枚~8枚入っておりました。全部で約50ポケットだったのですが、中身はオモテとウラで2セット収納されておりましたので、計約100セットということになります。

誤算だったのは、一部の書類が両面印刷だったことです。ADFでも両面スキャンはできるのですが、そうすると今度は片面印刷の書類まで両面スキャンになってしまいます・・・。

今回はテストだ!と自分に言い聞かせて、面倒ですが、原稿台に一枚ずつセットする方法を取りました。



作業を進めていくと、さらに一部の書類がカラーだったりしたのですが、計4枚のスキャンで1分~90秒ほどでした。これも単純計算ではありますが、一冊2時間程度かかることになります。


ドキュメントスキャンの注意点

最初A4サイズをADFで取り込み始めたときは「楽勝」の予感しかなかったのですが、やっていくうちにいくつか注意点が出てきましたので、参考にしてみてください。


○ホッチキス

ADFで取り込む際にご注意ください。(弊社の書類は)穴をあけてバインダーに綴じてあっても、ホチキス止めされているものが混じっていました。もちろんADFに詰まります・・・。

○複写紙や薄い紙

こちらもばっちり詰まりました。

○紙粉やホコリ、汚れ

スキャンする枚数や書類の保管状況にもよるのでしょうが、ADFが紙粉やホコリで汚れてきます。紙の送りがちょっと滑ってきた?と思ったら、早めに掃除してあげてください。

○作業にかかる時間

クリアファイルに入った書類のスキャンは、書類をファイルに出し入れする作業に、地味に時間がかかります・・・。


結局はデータ化する資料の総量に因るのと、ある程度の性能のADF付きのスキャナーがあることが前提ですが、ドキュメントスキャンだけならなんとかできそうな気もしました。

次回は写真関係の資料を「データ化してみた」をお届けしたいと思います!
(そちらが本題だったりします)

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株式会社ナニワ商会 伊藤

株式会社ナニワ商会 伊藤

卸事業部 東京営業所 2004年に入社し、小売やオンラインを経て卸事業部へ。 とにかく頑固者で、当社では珍しくなりつつあるドブ板営業を得意としています。 趣味というほどではありませんが、ドライブが好きです。 ペットに猫を一匹と、ニコンのフィルムカメラを数台所有。 週末は洗濯と掃除と、たまにサイクリングにでかけ、夜は深酒してます。

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