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書類や資料、写真などの電子化のススメ

当社のサイトをご覧いただいた皆様に、「書類や資料、写真などのデータ化について考えていただこう!」と思い、これまで何度かに分けて「データ化」にまつわるブログをアップしてまいりましたが、なぜそこまで勧めるのか?今回はそのメリットについてお届けしたいと思います。

今回も読み進めるといろいろ思うところが出てくると思いますが、よろしければお付き合いくださいませ。


単純明快!コストメリット!


データ化に取り組むうえでのメリットとして、まずはコスト面を挙げたいと思います。


資料などを保管している部屋やスペースにかかるコストは普段は見えにくく、気に掛けることも少ないと思います。ぜひ一度、自社の資料の占有面積と近隣の家賃相場などから、年間でいくらコストがかかっているか計算してみてください。資料をデータ化してもすべてを処分できないとは思いますが、少なくとも省スペース化によるコスト削減は図れます。処分できない資料もデータ化してしまえば手元に置いておく必要がなくなり、よりコストの安い郊外や、トランクルームのような場所での保管も、可能になるのではないでしょうか。


また見落としがちなのが、資料を探しに行ったり、その資料をスキャンする際にかかる時間コストです。きれいに整理整頓されていれば問題ありませんが、いちど現在の保管状況を確認してはいかがでしょうか。



空いたスペースの有効活用!


データ化する前は資料を取り出したり閲覧する前提で保管していたと思いますが、データ化してしまえばその必要もなくなり、みっちりと資料を詰め込むことができます。保管のしかたが変わるので、資料が処分できなくとも省スペース化を図ることができます。



(表現の限界・・・)


ある程度資料が処分できて省スペース化が実現したら、ぜひ違う用途への活用を検討してください。もともと資料を保管していたくらいの場所ですので、そこをいきなりオフィスにするのは難しいかもしれませんが、Web会議のできるミーティングルームや、商談室、サーバールームなどであれば転用可能ではないでしょうか。

(あるいはスペースを確保するために、資料をデータ化しましょう!)



あんなことや、こんなことも。


当社にデータ化のご相談をいただいたお客様のきっかけは、実に様々です。


○資料を処分して保管スペースやコストを削減したい (とんでもない削減を達成したお客様も・・・)

○資料を整理して検索できるようにしたい

○資料を売りたい (レアケースですが・・・)

○資料をまとめて社史を作りたい

○資料が劣化してきた (これは主に写真やネガですね)

○資料を後世まで残したい

○資料や写真をホームページに使いたい

などなど・・・


やはり最初はコストやスペースきっかけが多いのですが、データ化した資料を社史やホームページに使用したりと、多くのお客様が別の用途にも有効活用されています。データ化することで整理した資料を検索できるようになれば、よりスピーディーに、より広範囲で利用しやすくなります。きっかけは何であれ、スキャンすることで得られるデータ化のメリットは、実は多岐にわたるのです。


だらだらと書いてまいりましたが・・・!


今回も、「スキャンやデータ化に興味を持ってもらい、当社のサービスを利用してもらおう!」という魂胆は伝わりましたでしょうか。


「まだまだ企画・検討段階だし・・・」


「実際にデータ化するかどうかわからないな・・・」


全然かまいません、ぜひご相談ください!

専門のスタッフがお伺いし、ご相談や概算見積もりも行っております。

(遠方の場合はお電話などで対応させていただきます・・・)


お問い合わせ、ご相談はこちらからどうぞ。

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株式会社ナニワ商会 伊藤

株式会社ナニワ商会 伊藤

卸事業部 東京営業所 2004年に入社し、小売やオンラインを経て卸事業部へ。 とにかく頑固者で、当社では珍しくなりつつあるドブ板営業を得意としています。 趣味というほどではありませんが、ドライブが好きです。 ペットに猫を一匹と、ニコンのフィルムカメラを数台所有。 週末は洗濯と掃除と、たまにサイクリングにでかけ、夜は深酒してます。

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